Подготовка ежегодной аудированной финансовой отчетности включает, в том числе, и полную инвентаризацию (на иврите сфират млай) товарно-материальных запасов. Кроме того, что инвентаризация является обязательным требованием налоговых органов, это также очень важный инструмент бизнес планирования.
Что такое инвентаризация?
Инвентарный учет — это физический подсчет и проверка товаров и сырья, в точках продаж или на складах. Частота инвентаризации зависит от сферы деятельности компании, товаров и услуг, которые бизнес продает, а также от размеров предприятия. Некоторые предпочитают проводить подсчет один или два раза в год, другие предпочитают более частые, ежеквартальные или ежемесячные подсчеты. Возьмем для примера обувной магазин. Профессиональный бухгалтер порекомендует делать инвентаризацию минимум ежеквартально – перед сменой сезона и закупкой нового модельного ряда продукции. А если бизнес продает холодильники, то и ежегодной инвентаризации будет достаточно.
Каковы требования налоговых к проведению инвентаризации?
Перепись должна быть подготовлена на дату составления финансовой отчетности, то есть 31 декабря. При этом закон допускает фактическое проведение инвентаризации в период с 21 декабря по 10 января, то есть в течение 10-ти дней до и 10-ти дней после нового года. Если разница во времени между фактической датой подсчета и датой финансовой отчетности превышает 10 десять дней, соответствующие корректировки должны быть внесены в период между 31 декабря и фактической датой переписи. О таком фактетребуется отправить специальное уведомление в налоговые органы.
Инвентаризации подлежит весь товар и сырье, которые находятся во владении и собственности предприятия, включая те, что на момент переписи находятся у третьей стороны на консигнации.
Подсчет остатков производится по группам. Для этого необходимо заранее подготовить списки с подробным описанием этих групп. В списки товаров следует включить все, что находится в собственности бизнеса к концу отчетного периода: изготовленный бизнесом конечный продукт, сырье, вспомогательные материалы. Если речь идет о производстве, то списки должны включать готовые, отдельно незавершенные товары, дефектную продукцию, сырье.
На товары, стоимость которых равна нулю, вследствие брака или их износа, нужно оформить отдельный инвентаризационный список. На иврите это называется «млай мет» или «мертвый» запас.
Товары, которые находятся на территории предприятия, но которые не принадлежат ему, например, зарезервированный и оплаченный заказ, фиксируются отдельно и не включаются в перечень остатков на конец года.
Списки инвентаризации должны быть пронумерованы последовательными номерами с указанием даты и места проведения подсчета. Каждая страница отчета должна быть подписана сотрудником производящим подсчет и должна содержать его полное имя. На титульную страницу выводятся все данные инвентаризации, упорядоченные по группам и категориям товаров.
Товар в отчете записывается по точному названию или модификации, указывается количество, стоимость за единицу, а также общая стоимость – количество, умноженное на стоимость за единицу. Стоимость рассчитывается исходя из себестоимости без НДС и включает в себя все расходы, по закупке товара или сырья, его производства или приведение его в текущее состояние и местонахождение, то есть все затраты на изготовление, импорт, транспортировку и т.д. Учитываются непосредственно связанные с товарами расходы, которых нельзя было избежать или без которых товар невозможно было бы произвести.
Списки остатков товаров на конец года являются неотъемлемой частью бухгалтерской системы предприятия и эти документы, как и все остальные бухгалтерские документы, нужно хранить в течение 7 лет с конца налогового года, к которому они относятся, или в течение 6 лет с даты подачи отчета за этот налоговый год. Ориентируемся на срок, который наступит позже.
Следует также составить список всех должников и кредиторов бизнеса, подсчитать кассовую наличность и банковские чеки от клиентов на 31 первое декабря заканчивающегося финансового года.
5 «неналоговых» причин регулярной инвентаризации для каждого бизнеса
Различия между фактическими запасами и тем, что показывает инвентаризация, позволяют обнаруживать множество различных проблем и внедрять процессы, которые обеспечат лучший контроль и управление запасами. Это, в свою очередь, приводит к увеличению прибыли в будущем.
Независимо от того, владеете ли вы крупным либо мелким бизнесом, регулярная инвентаризация повышает ваши доходы. И вот каким образом:
Выявление воровства или других причин уменьшения запасов. Кражи — часть реальности розничного бизнеса. Полностью остановить воровство, пожалуй, невозможно, но регулярные инвентаризационные подсчеты позволяют понять, нуждается ли система безопасности в усилении, а сам подсчет может удержать сотрудников от нарушения закона.
Достижение бизнес-целей. Любой минус, который обнаруживается при инвентаризации – это минус в финансовых результатах вашего бизнеса. Лучше обнаруживать эти пробелы заранее, чем в конце финансового года, когда у вас очень мало или вообще нет времени на корректировку итоговых финансовых показателей.
Выявить тренды и антитренды. Важно знать, какие товары продаются, а какие нет. Подсчет остатков наглядно продемонстрирует ситуацию с продажами. Если окажется, что сформировался большой запас одного продукта, который находится на полке в течение некоторого времени, то можно успеть скорректировать план по его продажам устроить акцию, снизить цену или переместить на видное место.
Или выявить товар, который хорошо продается, и успеть его докупить (произвести больше), пока на него есть спрос.
Спланировать закупки. Как упоминалось выше, инвентаризация может послужить стимулом, увеличить закупки по популярным товарам. А также выявить нехватку чего либо. Например, хозяин обувного магазина убежден, что у него есть достаточный запас ходовой модели во всех размерах. Но тут инвентаризация выявляет, что часть этого запаса испорчена во время хранения или вообще украдена.
Пересмотр стратегии продаж и ценообразования. Анализ остатков прекрасная возможность проанализировать продажи, прибыль, товары, улетевшие с полок, и те, которые застряли на полках. Это идеальная информация для принятия стратегических решений и поиска новых возможностей в бизнесе. Чем больше нераспроданного товара у вас на прилавке в конце года, тем меньше себестоимость ваших продаж и, как следствие, тем выше ваша валовая и чистая прибыль и уплачиваемый с нее налог.
Выполняя регулярную инвентаризацию, предприниматель получает четкую информацию о структуре своих на остатков складах, а значит, получает информацию для улучшения бизнеса и новые идеи увеличения прибыли.
